8 نکته کلیدی در نگارش نامه های الکترونیک

بدون معطلی پاسخ دادن، کوتاه کردن پاسخ ها، منضبط بودن، پاسخ سریع تر به ایمیل های ضروری، محدود کردن عضویت ها و بلوکه کردن هرزنامه ها از مهم ترین نکات و آداب نامه نگاری الکترونیکی به شمار می رود.به گزارش فارس، ایمیل تنها زمانی یک ابزار مناسب برای برقراری ارتباط است که به طور صحیح از آن استفاده شود. برخی دیگر از ملاحظات موجود در این زمینه به شرح ذیل است. بدون معطلی پاسخ دهید:اگر ایمیلی دریافت کردید حداکثر 2 روز آن را بدون پاسخ بگذارید.

بقیه در ادامه مطلب...

همیشه سعی کنید ایمیل های دریافتی را به سرعت مطالعه کنید و در صورتی که پاسخ به آن نیازمند بررسی و مطالعه است، این کار را بعد از مدت کوتاهی انجام دهید. مدت زمان قابل قبول برای پاسخ به ایمیل های شخصی و خصوصی حداکثر 24 ساعت است. مدت زمان پاسخ به ایمیل های کاری و شغلی بر حسب حرفه مذکور متفاوت است ولی بدیهی است که طولانی شدن بیش از حد آن خلاف ادب است. اگر فردی برای شما ایمیل طولانی ارسال کرد و شما فرصت پاسخ دادن به همه محتوای آن را نداشتید ایمیل کوتاهی برای فرستنده ارسال کنید و دریافت نامه اش را به وی اطلاع دهید. سپس در فرصت مناسب پاسخ وی را تهیه و ارسال کنید. پاسخ را کوتاه کنید:اگر ایمیلی دریافت کردید که هم طولانی است و هم چاره ای جز پاسخ گویی کامل به آن ندارید، پاسخ گویی به آن را به طور جزء به جزء انجام دهید. بندهای مختلف ایمیل را نقل قول کنید و به هر یک به طور مجزا پاسخ دهید. با این کار مشخص خواهد شد که شما به چه موضوعی ارجاع داده اید. منضبط باشید: برای چک کردن ایمیل شخصیتان یک روال منظم مشخص کنید. با این کار افرادی که با شما در تماس هستند می توانند در مورد نحوه تعامل با شما بهتر تصمیم بگیرند. سعی کنید به برنامه ریزیتان در این زمینه پای بند باشید. به ایمیل های ضروری سریع تر پاسخ دهید: بسیاری از سرویس های ایمیل مانند هات میل و جی میل به کاربران امکان می دهند تا ایمیل هایشان را بر اساس ضرورت پاسخ گویی طبقه بندی کنند. شما هم می توانید پوشه هایی با اسامی "ضروری "، "بسیار مهم " ، "مهم " و "متفرقه " تهیه کنید و ایمیل های مختلف را بر حسب ضرورت در داخل آن ها قرار دهید. این کار با استفاده از فیلترهای موجود در برخی سرویس های ایمیل به طور خودکار قابل انجام است و به عنوان مثال سرویس جی میلایمیل ها نیاز به پاسخ ندارد:همان طور که پیشتر هم توضیح دادیم، ضرورتی ندارد که شما به همه ایمیل های دریافتی پاسخ بدهید. ایمیل های گروهی از این دسته هستند. ایمیل های غیرکاری و نه چندان مهم که از اشخاص غریبه دریافت می کنید نیز باید به آدرس های شخصی فوروارد شوند تا بعد در صورت لزوم مطالعه شوند. عضویت های ایمیلی خود را محدود کنید:اگر فرصت مطالعه صدها نکته در مورد فرآیندهای شغلی و کاری خود را ندارید در سایت هایی که به طور رایگان چنین خدماتی را با ارسال ده ها ایمیل ارائه می دهند، عضو نشوید. بهتر است تنها در چند سایت محدود عضو شوید. بهتر است به جای وارد کردن آدرس ایمیل از فید یا rss سایت های ارائه دهنده این خدمات استفاده کنید. گاهی چت کردن بهتر است:گاهی اوقات با چت کردن با ارسال کننده یک ایمیل بهتر می توانید مسئله ای را حل کنید، به خصوص اگر رسیدن به نتیجه مستلزم چندین بار مکاتبه متقابل باشد. پس بهتر است در مواردی این شیوه را هم امتحان کنید. هرزنامه ها را بلوکه کنید: وقتی هرزنامهکردن آن اکتفا نکنید. هرزنامه ها را بلوکه کنید تا از حجم هرزنامه های دریافتی کاسته شود. بسیاری از سرویس های ایمیل از جمله یاهو و جی میل مجهز به ابزارهای متنوعی برای این کار هستند. حتما از آن ها استفاده کنید. برای بهبود نتیجه می توانید از فیلترهای متنوعی برای شناسایی هرزنامه ها که توسط شرکت های مختلفی ارائه شده و بعضا مجانی هم است، استفاده کنید. البته باید توجه داشته باشید که همه این فیلترها 100 درصد دقیق عمل نمی کنند و گاهی اوقات لازم است که نامه های ارسال شده به پوشه هرزنامهداده اید. می تواند این کار را بدون دخالت افراد برایشان انجام دهد. همه ای دریافت می کنید تنها به پاک را به طور دستی نیز کنترل کنید تا مطمئن شوید نامه مهمی را از دست نداده اید